Christophe Vroom en zijn werk in de HR

Christophe Vroom is de eigenaar van HR on the Move. HR on the Move is een HR bureau die opereert in het spanningsveld tussen HR en ICT. HR on the Move maakt gebruik van het nieuwe werken en ICT binnen HR organisaties. Christophe Vroom heeft meer dan 20 jaar ervaring binnen deze tak van sport en bedient met zijn business zowel grote als kleine bedrijven.

Christophe opereert leverancier onafhankelijk. Iets dat vandaag de dag niet vaak meer voorkomt. Dit maakt hem tot een betrouwbare partner om mee samen te werken. De focus van zijn werkzaamheden ligt in de volgende aspecten:

  • Beter werkgeverschap
  • Relaiseren van efficiency
  • Ondersteuning van het management

Hieronder vindt u een whitepaper die door Christophe Vroom is geschreven en die wellicht interessant voor u kan zijn:

eHRM biedt een organisatie een aantal grote kansen. Een aantrekkelijke digitale werkplek, goede informatie verstrekking, optimaal afhandelen van processen, systeem rationalisatie, en mogelijk het uitrollen van een aantal HRM functionaliteiten behoren tot de mogelijkheden. Om dit te bewerkstellingen is draagvlak nodig en een constante borging dat gebruik aansluit bij de verwachtingen van zowel de gebruiker als de organisatie.

Dit kan, als zowel het eigendom van het systeem als het beheer goed belegd is.
Hierbij worden enkele overwegingen en keuzes voorgelegd.

1.    Eigendom
2.    Functioneel beheer
3.    Helpdesk
4.    Technisch beheer
5.    Rol leverancier

1.    Eigendom
Een software applicatie heeft een eigenaar. De eigenaar is verantwoordelijk voor goed gebruik van het systeem. Elementen zijn:
•    Functionaliteiten worden geïmplementeerd conform de doelstellingen die de organisatie zich gesteld heeft;
•    Gebruikers zijn tevreden;
•    De laatste versie wordt gebruikt;
•    Er is voldoende budget en formatie om onderhoud te plegen en indien nodig uit te breiden.

Het eigendom moet bij één persoon liggen. Dit kan zijn:
a.    De eindverantwoordelijke ICT (het betreft een applicatie)
b.    De eindverantwoordelijke personeel- en salarisadministratie (dit systeem verwerkt de cruciale personeelsadministratie en salarisverwerkingsprocessen)
c.    De eindverantwoordelijke P&O. (dit is de applicatie waarmee de human resources van de organisatie worden gemanaged. het dekt het de verschillende functionele gebieden af van HRM, het is de bron voor de manager en voor de medewerker)

In geval er sprake is van een selectie en/of (her)implementatietraject lijkt het een  logische conclusie dat de eigenaar tevens voorzitter wordt van de samen te stellen stuurgroep.

2.    Functioneel beheer
Functioneel beheer kent 2 niveaus: tactisch en operationeel

Tactisch FB:
Taken en verantwoordelijkheden:
•    Draagt in het algemeen de merites van het systeem uit;
•    Is het eerste contact naar de leverancier v.w.b. functionele aspecten;
•    Toetst periodiek intensiteit en tevredenheid van het gebruik;
•    Beoordeelt RFC’s (request for change) en legt dit voor aan de eigenaar;
•    Geeft inhoudelijke input bij ontwikkelen en testen van flows en rapportages;
•    Bewaakt implementatie agenda aanvullende modules;
•    Beoordeelt waarde van toegevoegde functionaliteiten bij nieuwe releases;
•    Verzorgt van trainingen aan gebruikers.

Over het algemeen is het logisch om deze rol te beleggen bij HRM

Operationeel FB:
Taken en verantwoordelijkheden:
•    Is verantwoordelijk voor het beheren van de bedrijfstabellen. (afdelingen, opleidingen, uit te geven goederen, et cetera);
•    Maakt gebruikers aan, wijst autorisatie profielen aan;
•    Ontwikkelt (mede)  flows
•    Ontwikkelt(mede) rapportages
•    Ontwikkelt werkinstructies

Het lijkt logisch om deze rol te beleggen bij de personeel – salarisadministratie. Hierbij de volgende kanttekeningen:

–    Een deel van het beheer wordt altijd neergelegd bij de salarisadministratie. Het betreft hier het goed functioneren van de salarismodule.
–    Met betrekking tot het ontwikkelen van flows en rapportages: dit is een samenwerking met ICT. Bij operationeel FB ligt de kennis en inzicht in hoe processen lopen. ICT verzorgt de daadwerkelijke inrichting (bouwt). Het is wel wenselijk dat de operationele functionele beheerder een goed inzicht heeft (en het leuk vindt) in de werking van het systeem.
–    Bij deze rol wordt de helpdesk functie neergelegd.

3. Helpdesk
Vaak zien we dat de helpdesk functie wordt neergelegd bij de operationele functionele beheerder.

Bij helpdesk wordt uitgegaan van 1 loket. De helpdesk neemt de call aan, zorgt ervoor dat, als de vraag niet zelf direct behandeld kan worden, deze vraag dan wel wordt doorgezonden naar diegene die dit wel kan, dan wel wordt ingepland.

RFC’s komen binnen bij de helpdesk. Hier is de 1e inschatting of een RFC valide is:
–    Is de informatie / flow / veld nodig?
–    Is deze al aanwezig?
–    Is de aanvraag helder?
–    Voorleggen aan de tactisch FB

De helpdesk wordt ook ingeschakeld bij het opleiden van individuele gebruikers. Hier kan het gaan om een standaard introductie aan nieuwe leidinggevenden dan wel het op weg helpen van gebruikers die onvoldoende uit de weg kunnen met het systeem.

4. Technisch beheer
Taken en verantwoordelijkheden:
•    Is het eerste contact naar de leverancier v.w.b. technische aspecten;
•    Richt autorisatie profielen in;
•    Bouwt flows;
•    Bouwt rapportages;
•    Monitort performance, voert benodigde acties ter verbetering uit;
•    Zorgt voor back up, database beheer;
•    Beoordeelt nieuwe releases, installatie;
•    Ontwikkelt en onderhoudt interfaces;
•    Bewaakt dat de applicatie, webservices en database draaien conform de richtlijnen zoals gesteld door de organisatie.

Nieuwe releases:
Bij het testen en implementeren van nieuwe releases hangt het ervan af wie hier de projectleiding over neemt. Als de wijziging vooral functioneel is, dan ligt dit bij de tactisch FB, is deze overwegend technisch, dan ligt dit bij de technische FB.

Tijdsbesteding
Dit is van verschillende aspecten afhankelijk:
–    Hoe complex is het systeem, de oplossing waarvoor gekozen is;
–    Hoe breed en divers is het gebruik? (alleen MSS of tevens ESS, enkel informeren of ook proces ondersteuning?)
–    De grootte en complexiteit van de organisatie
–    De fase van implementatie / productie
Geen gealloceerde tijd voor beheer is een show stopper.  De praktijk blijkt vaak dat ontevredenheid in gebruik terug te leiden is naar een gebrekkige beheerorganisatie.

5.    Rol leverancier
Geadviseerd wordt om de rol van de leverancier duidelijk af te bakenen. Het implementeren en uirollen van functionaliteiten en flows wordt uitgevoerd door de organisatie zelf en de leverancier ondersteunt hierbij. De achtergrond van deze aanpak ligt in het gegeven dat de implementatie nooit voltooid is. Er is altijd een ontwikkeling in organisatie structuur, wijzigingen in taken en verantwoordelijkheden, functionaliteiten die ingevoerd worden, et cetera. Het is het meest effectief en financieel voordeling als de organisatie hier self-supporting is.

De leverancier:
•    Leidt op, via klassikale cursussen en on the job training
•    Voert eventueel maatwerk uit
•    Is de helpdesk voor beheer
•    Bewaakt mede de kwaliteit van inrichting en flows die door de organisatie ontwikkeld worden
•    Zijn eventueel back up op het moment dat de organisatie dit niet intern kan regelen

Meer interessante links over Christophe Vroom vindt u hier:

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: